Você sabe fazer reuniões curtas e produtivas?

Especialistas dão dicas para aproveitar melhor o tempo dos encontros.


Este artigo foi originalmente publicado no portal Época - Negócios.

Fonte: Thinkstock

Reuniões longas, com excesso de pessoas envolvidas e, pior, sem foco, são alguns dos problemas enfrentados diariamente nas empresas. Além dos impactos nos resultados, elas também afetam a motivação da equipe. É preciso otimizar o tempo e fazer reuniões mais produtivas.

De acordo com Antonio Carlos Soares, especialista em produtividade e CEO do Runrun.it, uma plataforma de gestão de tarefas, tempo e desempenho, o primeiro passo para ter êxito em uma reunião de trabalho é identificar se ela realmente é necessária. Questionamentos como: “Qual o objetivo da reunião?” e “Por que ela foi marcada?” ajudam muito a definir sua necessidade.

Em seguida, é preciso definir quantas pessoas devem participar da reunião. “Convidar muitas pessoas tem um custo alto, porque você envolve o tempo de funcionários que são caros para a empresa”, explica Soares.

Uma estratégia importante é divulgar a pauta da reunião junto com o convite enviado. Isso serve para que os participantes possam pensar em sugestões e já chegar ao encontro com ideias elaboradas. Segundo o empresário, essa é uma maneira de evitar que seja marcada uma reunião para mostrar a pauta e outra para discussão do assunto.

É preciso, também, fugir da cultura que diz que toda reunião deve durar uma hora. “Estipular um tempo curto para o encontro evita que as pessoas se dispersem e as obriga a focar no objetivo”, afirma Soares.

Muitas pessoas têm o mau hábito de usar reunião como solução para tudo, afirma Daniel Costa, autor do livro Não Existe Gestão sem Comunicação (editora Dublinense). Mas, basicamente, existem algumas regras para transformar esses encontros em algo curto e produtivo.

 

Confira as dicas do autor:

1. É sempre melhor fazer reunião no início do dia. Nas primeiras horas da manhã, as pessoas estão mais concentradas.

2. Estipule um limite de tempo e respeite os horários estabelecidos. Isso faz com que as pessoas sejam mais objetivas.

3. Evite reservar uma hora para o encontro, quando você pode tratar o assunto em 20 ou 30 minutos. Se for o caso de muitas pautas, é preferível agendar duas reuniões de 30 minutos à uma reunião de uma hora. Lembre-se: quando a reunião é curta, o foco é maior e as pessoas se tornam mais objetivas.

4. Os assuntos mais importantes devem ser abordados logo no início da reunião. Geralmente, as pessoas fazem o contrário e gastam tempo desnecessário discutindo pautas menos relevantes.

5. Estabeleça um dia na semana no qual seja proibido fazer reuniões. Isso permite que as pessoas possam colocar em prática o que foi definido nos encontros.

6. Evite levar notebooks, tablets e celulares para as reuniões. Isso distrai os participantes e deixa o encontro mais longo e muito menos produtivo.

7. Convide o menor número de pessoas possível. Quanto menos participantes, mais rápido é o encontro.

8. Faça um rodízio de ata. Ao invés de todos anotarem o que foi discutido, um participante faz a ata e envia para todos. Isso aumenta a agilidade.

9. Leia todo o material que foi enviado previamente. Chegar sabendo o que será tratado evita perder o tempo da explicação da pauta.

10. Caso você chegue atrasado, peça desculpas e entre. Não perca tempo se justificando, esse gesto só consome mais tempo.


Fonte: Época - Negócios.

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